È una domanda che mi sono sempre posto: è meglio inviare un’e-mail o telefonare? Dipende da quello di cui hai bisogno: se vuoi metterti d’accordo con un amico per uscire il sabato sera, una chiamata (o addirittura un messaggio su WhatsApp) va più che bene. Ma quando si tratta di lavoro, università e comunicazioni ufficiali, cosa preferire?

Partiamo dal fatto che le e-mail sono decisamente meno invasive rispetto alle telefonate: il destinatario può prendersi tutto il tempo di cui ha bisogno per rispondere, può approfondire argomenti di cui non conosce bene i particolari ed evitare così di rispondere con informazioni errate o incomplete come potrebbe succedere invece durante una chiamata.

Pro e contro delle e-mail

Tieni presente questo: una mail è un messaggio scritto e pertanto non è soggetto alla volatilità di una conversazione telefonica. Verba volant, scripta manent.

Prendiamo ad esempio questo scenario: un cliente ti commissiona tramite posta elettronica un nuovo logo per la sua azienda dicendo di volerlo di colore rosso. Alla consegna ti viene contestato l’operato poiché il colore doveva essere verde. Ecco che le e-mail ti vengono in aiuto.

Cosa fare però se per un qualsiasi motivo le decisioni vengono prese telefonicamente? Io consiglio di inviare sempre un’e-mail successiva alla chiamata con un riassunto di ciò che è stato detto e la richiesta di una conferma scritta.

E dal punto di vista legale?

Diverse sentenze hanno reputato le tradizionali e-mail non affidabili e quindi senza valore legale. Questo perché mancano di affidabilità: non sono infatti garantiti autenticazione, integrità dei dati, confidenzialità e non ripudio, ovvero i principi fondamentali della crittografia.

Qui entra in gioco la Posta Elettronica Certificata (o PEC), un particolare tipo di e-mail, regolata dalla legislazione italiana dal 2005, che, grazie ad alcuni algoritmi di criptaggio, assume lo stesso valore legale di una raccomandata.

Gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata non vengono comunque utilizzati normalmente dalle persone nella vita di tutti i giorni, anche perché hanno un costo di mantenimento a differenza dei servizi offerti da Gmail o Yahoo Mail. Sono soprattutto le aziende a farne uso, per comunicazioni ufficiali con enti e pubblica amministrazione o per lo scambio di materiale con altre aziende.

In conclusione, le e-mail sono un potente mezzo di comunicazione, con diversi punti a favore rispetto alle telefonate, ma anche con qualche punto a sfavore. Io le preferisco in quanto non invasive, tu invece? Fammelo sapere con un commento qui sotto!